Ressourcenmanagement 101| Smartsheet (2024)

Was ist Ressourcenmanagement?

Als Bestandteil des Projektmanagements ist das Ressourcenmanagement ein Prozess, der darauf abzielt, menschliche und materielle Ressourcen – Finanzen, Materialien und Ausrüstung – effizient, effektiv und wirtschaftlich zu nutzen. Da das Ziel des Ressourcenmanagements darin besteht, 100 % der Ressourcen zu nutzen, ist es einer der am schwierigsten zu kontrollierenden, zu verwaltenden und erfolgreichsten Prozesse.

Ressourcenmanagement ist die Kunst und Wissenschaft der Organisation endlicher Ressourcen, einschließlich der menschlichen Ressourcen, um Ihr Projekt zum Ziel zu bringen. Sie können Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder Projektmanagement-Software (entweder einzeln oder in Kombination) verwenden, um diesen manchmal chaotischen Prozess zu bewältigen. Unabhängig davon, welche Tools Sie verwenden, müssen Sie vom ersten Tag an bis zum geplanten Fertigstellungstermin den Überblick über die Ressourcen behalten, um sicherzustellen, dass Sie Budgets und Zeitpläne erfolgreich einhalten.

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Resource Management by Smartsheet empowers your people to more effectively manage teams across projects, track time accurately, and forecast with confidence so you can make better, more informed decisions with a clear view of every project.

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Warum ist Ressourcenmanagement wichtig?

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„Ressourcenmanagement ist für lang- oder kurzfristige Projekte jeder Art unerlässlich, denn das endgültige Deliverable ist nur so gut wie das Team und die Ressourcen, die Sie zusammengestellt haben. Das richtige Team, das an dem Projekt arbeitet, ist von grundlegender Bedeutung für den Erfolg“, sagt Fiona Remley, Expertin für Business Operations und Programmmanagement und VP, Global Agency Delivery Services bei Rational Interaction. „Das Team muss auch wissen, dass es für jedes Deliverable das richtige Talent bekommt. Wenn wir in unserer Agentur zum Beispiel hoffen, dass ein Designer Illustrationen machen kann, ist das genau das: eine Hoffnung. Das wird den Designer nicht in die Lage versetzen, die vom Team geforderte Arbeit zu leisten. Das Finden und Besetzen von Talenten ist ein wesentlicher Bestandteil der Fähigkeiten eines Ressourcenmanagers.“

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„Es ist wichtig, ein klares Ziel vor Augen zu haben, wenn man einen Geschäftsprozess entwickelt, insbesondere das Ressourcenmanagement“, sagt Alan Zucker, Gründungsdirektor von Project Management Essentials LLC. Zucker verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in Fortune-100-Unternehmen und ist ein zertifizierter Project Management Professional (PMP) und Agile Professional (PMI-ACP).

Beim Ressourcenmanagement geht es darum, von einem endgültigen Projektziel auszugehen und einen Plan zu erstellen, der alle Ressourcen, sowohl menschliche als auch nicht-menschliche, so gut wie möglich ausschöpft. „Wie Stephen Covey schon sagte: „Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen“, sagt Zucker.

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Heather Hunter, Vice President, Project Management bei Edelman, entwickelt Projektmanagement-Prozesse, einschließlich strategischer Ressourcen- und Mitarbeiterplanung, Kapazitätsplanung, Prozessentwicklung und -implementierung sowie Management und Planung von Abrechnungs- und Auslastungsberichten. „Das Ressourcen- und Projektmanagement besteht aus vielen verschiedenen Komponenten, aber das Ziel ist es, für jedes Projekt ein hervorragendes Kundenerlebnis zu schaffen, das den Budgeterwartungen entspricht“, sagt sie.

Arten von Ressourcenmanagement und Managern

Zu den Branchen, in denen das Ressourcenmanagement häufig zum Einsatz kommt, gehören die Großindustrie, das Baugewerbe, die High-Tech-Industrie, die Softwarebranche, die Werbung, das Marketing, die Forschung und die Beratung/professionelle Dienstleistungen. In kleineren Unternehmen können Teammitglieder ihre Aufgaben verdoppeln oder verdreifachen, um die Arbeitslast zu bewältigen, während in größeren Firmen Manager für die Koordinierung bestimmter Aufgabenbereiche zuständig sind.

Die folgende Liste enthält verschiedene Arten von Ressourcenmanagement und einige Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

  • Ressourcenmanagement: Ressourcenmanager erstellen Diagramme, die den Leitfaden für die Ressourcen an die richtigen Stellen leiten, manchmal Monate oder Jahre im Voraus. Ressourcenmanager arbeiten in der Regel mit einem PMO (project management office) und dessen Projektmanagern zusammen, um Kosten, Ressourcenverfügbarkeit und Termine zu prüfen und den optimalen Einsatz von Mitarbeitern in Projekten zu steuern. In vielen Unternehmen fungieren die Projektmanager auch als Ressourcenmanager. Wenn Sie mehr über Ressourcenmanagement in großem Maßstab erfahren möchten, lesen Sie „Transformieren Sie Ihr Unternehmen mit Enterprise Resource Planning.“
  • Projektmanagement: Projektmanager steuern Aufgaben und Teams, um vorgegebene Ziele in klar definierten Abläufen und Zeitrahmen zu erreichen. Wenn ein Unternehmen über ein PMO verfügt, legt es Standards fest, an die sich die Projektmanager halten müssen, und pflegt diese. Häufig orientieren sich die PMO-Standards an den Best Practices-Richtlinien des Project Management Body of Knowledge (PMBOK) des Project Management Institute (PMI). Kostenlose Tools und Tipps finden Sie in diesen pProjektmanagement-Ressourcen und Marketing-Lösungen.
  • Menschliches Ressourcenmanagement: Menschen sind die wichtigste Ressource eines jeden Unternehmens, und das Finden und Verwalten von Teammitgliedern, die „passen“, ist von strategischer und taktischer Bedeutung. Das Personalmanagement befasst sich mit der Rekrutierung und Auswahl der richtigen Mitarbeiter, einer angemessenen Einarbeitung, der Entwicklung von Leistungsbeurteilungen sowie der Vergütung und den Sozialleistungen. Das Personalmanagement befasst sich auch mit der Motivation der Mitarbeiter, der Sicherheit und dem Wohlergehen sowie der Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften. Personalmanager und -teams entwickeln sich von einer traditionellen, aufgabenorientierten Position zu einer eher strategischen Rolle im Unternehmen. Um mehr zu erfahren, lesen Sie „Personalmanagement 101: Funktionen, Richtlinien und Verfahren“ und „Willkommen bei der HR-Revolution: Strategisches Personalmanagement.“
  • Natural Resource Management: Das ist die Verwaltung von Ressourcen wie Land und Boden, Wasser, Pflanzen und Bäumen, damit sie auch für künftige Generationen zur Verfügung stehen.
  • Finanzielles Ressourcenmanagement: Dies bezieht sich auf alles, was mit Geld zu tun hat, einschließlich Vermögenswerte (Bargeld, Aktien, Anleihen usw.) und Schulden (wie Darlehen).
  • Unternehmensvermögensverwaltung: Dies bezieht sich auf die Verwaltung des Kapitalvermögens eines Unternehmens, z. B. einer Gesellschaft oder einer gemeinnützigen Organisation.
  • Öffentliche Vermögensverwaltung: Die Verwaltung des Kapitalvermögens einer Regierung, wie einer Stadt, eines Landkreises, eines Staates oder einer Nation.
  • Digitale Vermögensverwaltung: Verwalten der Speicherung und Sicherheit von digitalen Objekten (z. B. Unternehmensdokumente, Medien).
  • Facility Management: Dies bezieht sich auf den Betrieb von Gebäuden wie Büros, Rechenzentren, Lagerhäusern und Krankenhäusern.
  • Infrastruktur-Management: Bau, Betrieb und Wartung von Bauwerken wie Straßen, Brücken, Stromnetzen und Abwasserkanälen.
  • Bestandsmanagement: Die Pflege des Inventars eines Unternehmens, um die Rentabilität und die Zufriedenheit der Kunden zu maximieren.
  • IT Service Management: Überwachung der informationstechnischen Anlagen und Dienstleistungen für ein Unternehmen, oft durch einen Dritten über einen SLA-basierten Vertrag.

Umfassende Best Practices im Ressourcenmanagement

Das Ressourcenmanagement ist ein fortlaufender Prozess, der eine ständige Überwachung und Anpassung auf der Grundlage der Ressourcenverfügbarkeit, der Anforderungen verschiedener Projekte und der Änderung von Prioritäten erfordert. Wenn Sie die folgenden Praktiken befolgen, kann das Ressourcenmanagement zu einem effektiveren Tool werden:

  • Schaffen Sie einen zentralen Ressourcenpool, um die Zuteilung von Ressourcen auf Projekte zu erleichtern und einen gemeinsamen Ansatz für die Priorisierung von Projekten und Arbeiten zu unterstützen.
  • Verfolgen Sie die Ressourcenzuweisung und -verfügbarkeit während der gesamten Laufzeit eines Projekts, um die Ressourcen optimal zu nutzen und Verzögerungen zu vermeiden.
  • Verfolgen Sie nicht nur die Personalressourcen, sondern auch die Finanz-, Inventar- und Materialressourcen.
  • Halten Sie die Fähigkeiten und Stärken jedes Mitarbeiters auf dem neuesten Stand, wenn sich die Fähigkeiten ändern, um sicherzustellen, dass diese Ressourcen effektiv genutzt werden und um den Ressourcenausgleich zu erleichtern.
  • Weisen Sie nicht zu viele Ressourcen zu, da dies Multitasking und Burnout einschränkt.
  • Planen Sie die Verfügbarkeit begrenzter Ressourcen ein, um zu verhindern, dass diese übermäßig beansprucht werden.
  • Setzen Sie Prioritäten für Aufgaben und Projekte und weisen Sie die Ressourcen strategisch zu, um die KPIs zu unterstützen und den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
  • Bestimmen Sie, welche Ressourcen in Zukunft knapp sein werden, und planen Sie, diese aufzustocken.
  • Unterstützen Sie unterschiedliche Arbeitsstile innerhalb des Unternehmens, um die Effizienz zu steigern.
  • Stellen Sie sicher, dass die projektfremde Zeit nachverfolgt wird, um eine Überbelegung von Ressourcen und Verzögerungen bei der Arbeit zu vermeiden.
  • Halten Sie Ihr wertvollstes Kapital bei Laune und produktiv.
  • Vergessen Sie nie, dass es sich bei den Mitarbeitern um Menschen handelt, die ein Gefühl der Stabilität und Sicherheit, eine faire, leistungsbezogene Vergütung und Aufstiegsmöglichkeiten benötigen.

In einem Forschungsartikel mit dem Titel „Relationship Between Human Resource Management Practices, Enterprise Strategy and Company Outcomes: Service Industry of China“ stellen die Autoren Nausheen Syed, Lin Xiaoyan, Syed Kamran Ajmal und Khan Mansoor Shaukat die folgenden Hypothesen auf:

  • Die Praktiken des Personalmanagements sind eng mit der Leistung von Dienstleistungsunternehmen verbunden.
  • Es besteht ein enger Zusammenhang zwischen HRM-Praktiken und Geschäftsstrategien von Dienstleistungsunternehmen.
  • Die strategische Ausrichtung ist mit einer höheren Unternehmensleistung verbunden.
  • Die Einbeziehung von HRM-Praktiken in die Unternehmensstrategie wird signifikant und positiv mit der Unternehmensleistung von Dienstleistungsunternehmen verbunden sein.

Anhand von Daten, die bei der Untersuchung von Unternehmen in China gesammelt wurden, konnten die Forscher zeigen, dass der Einsatz von Praktiken wie der strategischen Zuteilung von Ressourcen, dem Erhalt wertvoller Vermögenswerte und der Bereitstellung von Aufstiegsmöglichkeiten zu einer höheren Unternehmensleistung führt.

Die wichtigsten Facetten des Personalmanagements

In ihrem Buch Assessment Centers in Human Resource Management, George C. Thornton III und Deborah E. Rupp die wichtigsten Funktionen eines starken Personalverwaltungsprogramms dar. Der Schwerpunkt des Buches liegt zwar auf dem Einsatz von Assessment Centern in diesem Prozess, aber diese Kategorien gelten für das Personalmanagement im Allgemeinen.

  • Rekrutierung: Suchen Sie nach Mitarbeitern, die offene Stellen besetzen könnten (sowohl aktuelle als auch zukünftige).
  • Auswahl: Wählen Sie aus den rekrutierten Kandidaten die qualifiziertesten aus.
  • Vermittlung: Bringen Sie jeden eingestellten Kandidaten mit der Position zusammen, die am besten zu seinen Fähigkeiten und Fertigkeiten passt.
  • Schulung und Entwicklung: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Tools, Fähigkeiten und Schulungen, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein und aufzusteigen.
  • Leistungsbeurteilung: Bewerten Sie die Leistungen und Kompetenzen der Mitarbeiter und erstellen Sie einen Plan, um die Defizite zu beheben.
  • Organisatorische Entwicklung: Nehmen Sie Änderungen an der Organisationsstruktur vor, um die Effizienz und Produktivität zu verbessern.
  • Personalbedarfsplanung: Stellen Sie sicher, dass auch in Zukunft genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
  • Beförderung und Versetzung: Versetzen Sie Mitarbeiter in neue Positionen, wenn sich ihre Fähigkeiten und die Bedürfnisse des Unternehmens ändern.
  • Kündigungen: Der Prozess des Personalabbaus ist nicht angenehm, aber er muss berücksichtigt werden, wenn äußere Kräfte oder veränderte Prioritäten dazu führen, dass es zu viele Mitarbeiter gibt oder Mitarbeiter, deren Fähigkeiten nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

Vorlagen für das Ressourcenmanagement

Die folgenden Vorlagen helfen Ihnen dabei, eine Struktur zu erstellen, mit der Sie den Einsatz von Ressourcen verfolgen können. Sie werden in der Lage sein, die Verfügbarkeit und Zuweisung von Ressourcen zu sehen und Fälle von Überbelegung zu verfolgen.

Stellenbesetzungs- oder Rekrutierungsplan

Die richtigen Mitarbeiter für Ihr Team zu finden, ist eine der wichtigsten Komponenten der Ressourcenverwaltung und des Unternehmenserfolgs. Ein Personalplan stellt sicher, dass Sie die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit haben. Diese Vorlage ist eine übersichtliche Ressource, um die Organisation Ihrer Mitarbeiter mit Zielen, Budgets sowie Status- und Kommentarspalten zu erleichtern. Diese Vorlage kann auch an Ihren Personalbedarf angepasst und aktualisiert werden.

Personalplan-Vorlage herunterladen – Excel

Verwaltung der finanziellen Ressourcen

Finanzen werden geplant, organisiert, kontrolliert und überwacht, um organisatorische Ziele zu erreichen. Damit die Mittel möglichst effektiv eingesetzt werden können, legen Teams Ziele fest und vereinbaren diese, entwickeln und bewerten Richtlinien und setzen Strategien, Taktiken und Maßnahmen um. Finanzmanager sind für die finanzielle Gesundheit einer Organisation verantwortlich und beraten sich bei der Entscheidungsfindung mit der C-Suite. Weitere Informationen zum Finanzmanagement finden Sie unter „Kostenlose Vorlagen für die Finanzplanung“ und „Kostenlose Budgetvorlagen für jedes Unternehmen“.

Vorlage für ein Projektbudget

Diese praktische Vorlage erleichtert die Verwaltung der Kosten nach Projekten und Aufgaben. Je nach Art des Projekts können Sie Kosten für Ausrüstung, Vertragsmitarbeiter, Verbrauchsmaterial und andere auftragsspezifische Ausgaben einbeziehen. Die Verfolgung der tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den Schätzungen ist auch bei der Modellierung von Budgets für zukünftige Projekte nützlich.

Vorlage für ein Projektbudget herunterladen

Excel

Vertriebsmanagement oder Vertriebsmanagementplanung

Distributionsmanagement ist ein systematischer Prozess, der die Lieferung von Waren effizienter macht, indem ermittelt wird, welche Artikel in welcher Menge und an welchem Ort benötigt werden, um die prognostizierte Nachfrage zu decken. Ziel ist es, den Bestell-, Transport- und Lagerbestand zu reduzieren, um Kosten zu senken und Engpässe zu minimieren. Der Distributionsmanager prognostiziert die Erschöpfung der Bestände und plant den Nachschub, damit keine Engpässe entstehen. In dieser Funktion muss der Distributionsmanager mit komplexen Telekommunikations- und IT-Systemen vertraut sein und fungiert oft als Bindeglied zu Herstellern, Lieferanten, Einzelhändlern und Verbrauchern.

Inventar-Management-Vorlage

Die Bestandsverwaltung ist die Überwachung von Lagerbeständen und nicht aktivierten Vermögenswerten. Bestandsmanager überwachen die Bewegung der Waren von den Herstellern zu den Lagerhäusern und dann zum Verkaufsort. Sowohl für neue als auch für zurückgegebene Artikel werden täglich detaillierte Aufzeichnungen geführt. Unabhängig von der Größe eines Unternehmens kann die Bestandsverwaltung komplex sein, aber es sollte immer feste Prozesse geben, die eingehalten werden. Inventarverwalter leiten Inventur- oder Lagerteams, stellen Mitarbeiter ein, erstellen Zeitpläne und überwachen die Lagerbestände, damit sie wissen, wann sie die Bestände wieder auffüllen müssen. Sie sind außerdem sehr zeitbewusst und streben nach Perfektion: Null Fehlmengen. Erfahren Sie mehr und laden Sie Vorlagen herunter unter „Inventarverwaltung 101: Von der einfachen Inventarisierung zur Cloud-basierten Verwaltung.“

Diese Vorlage ermöglicht die Überwachung des Lagerbestands, Bestellanforderungen und den Verlauf von Nachbestellungen in einer einzigen Ansicht. Legen Sie Warnungen für niedrige Lagerbestände fest, prüfen Sie den Status auf Ihrem mobilen Gerät und verfolgen Sie Nachbestellungen.

Vorlage für die Bestandsverwaltung herunterladen

Excel

Raum-Management

Raummanagement bezieht sich auf die Verwaltung von physischem Raum für maximale Effizienz. Das scheint einfach, ist aber in der Praxis kompliziert. In Produktions- und Lagerumgebungen (denken Sie nur an die gigantischen Betriebe von Amazon an mehreren Standorten) kann die Raumplanung ein großes Unterfangen sein. Auch im Einzelhandel ist sie ein wichtiger Bestandteil, um die Gewinnspannen zu verbessern, die Auslagen für die Kunden attraktiver zu gestalten und den Gesamtumsatz zu steigern. In der Regel verfügen Raummanager über Erfahrung in den Bereichen Innenarchitektur, Architektur oder Ingenieurwesen.

Management der Informationstechnologie

Das Management der Informationstechnologie (IT) bringt Geschäftsstrategien mit der Technologie des Unternehmens in Einklang. Um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen, streben IT-Manager eine silofreie Technologieumgebung an. IT-Manager schaffen eine synergetische, kreative Zusammenarbeit zwischen IT-Funktionen und Infrastrukturumgebungen und führen Einrichtungen, Verwaltung, Sicherheit, Server, Netzwerke und Speicher zusammen. Die Integration und Automatisierung der IT bedeutet für Unternehmen jeder Größe, dass sie Anwendungen schneller in Betrieb nehmen können. Wie bei jedem Prozess der Ressourcenverwaltung besteht einer der Vorteile des IT-Managements in der Möglichkeit, Ressourcen schneller an unvorhersehbare Geschäftsanforderungen anzupassen.

Auslastungsmanagement

„Nutzungsmanagement ist hochspezialisiert – es geht um Patientenversorgung und Krankenversicherungsnutzung“, sagt Zucker. Auch bekannt als Auslastungsprüfung, bewertet das Auslastungsmanagement die Eignung und den medizinischen Bedarf von Verfahren, Dienstleistungen und Einrichtungen der Gesundheitsversorgung anhand evidenzbasierter Kriterien im Rahmen der Bestimmungen eines anwendbaren Krankenversicherungsplans. Das Auslastungsmanagement trägt dazu bei, die Kosten zu minimieren und festzustellen, ob die empfohlene Behandlung angemessen ist. In der Regel arbeiten Utilization Manager in einem medizinischen Umfeld mit einer Vielzahl von Verwaltungsmitarbeitern und Klinikern zusammen.

Techniken und Prinzipien eines effektiven Ressourcenmanagements

„Wir überwachen die Auslastung der Teams und die Abrechnungsfähigkeit sowie die Fähigkeiten der Mitarbeiter, was sich auf die Kapazität auswirkt“, sagt Hunter. „Unsere Teams arbeiten in erster Linie projektbezogen, daher sind die Tools, die wir verwenden, wichtig, um die tägliche Auslastung und den Lastausgleich zu verwalten und den Überblick zu behalten. „Wir verwenden Daten, um die Auslastungsraten zu bestimmen. Die Projektmanagement-Partner verfolgen die Daten eng mit der Finanzberichterstattung, um sicherzustellen, dass unsere Prognosen für Umsatz und Auslastung im Plan liegen.“

Um Ressourcen effektiv zu verwalten, müssen viele verschiedene Tools, Techniken, Prinzipien und Disziplinen zusammengebracht werden, die im Folgenden erläutert werden.

  • Ressourcenplanung: Beginnen Sie mit der Erstellung einer detaillierten Liste aller Ressourcen, sowohl der menschlichen als auch der nicht-menschlichen, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen. Beziehen Sie die Teammitglieder in den Prozess ein, denn für einige Aspekte des Projekts werden möglicherweise Ressourcen benötigt, von denen Sie nichts wissen. Es ist besser, alle möglichen Ressourcen einzuplanen und sie nicht zu verwenden, als den Bedarf zu unterschätzen und in letzter Minute einen hohen Preis zu zahlen. In vielerlei Hinsicht ist die Ressourcenplanung eine Finanzplanung.
  • Schätzung und Prognose: Perfektion ist im Ressourcenmanagement fast unmöglich zu erreichen, aber Sie sollten sie dennoch anstreben. Sobald die Projektprioritäten geklärt sind, nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um den Zeitplan und das Budget zu schätzen. Orientieren Sie sich an abgeschlossenen Projekten und daran, was schief gelaufen ist, um vernünftige Schätzungen und Prognosen zu erstellen. Auch wenn Sie auf das Management hören müssen, sollten die Schätzungen und Prognosen realistisch sein und nicht einfach den Zielen des Managements oder unangemessenen Zeitrahmen entsprechen. Aktualisieren Sie die Schätzungen in regelmäßigen Abständen, um Änderungen wie neue Entscheidungen, Ressourcenverschiebungen und die Auswirkungen dieser Änderungen auf das Projekt zu berücksichtigen.

Indem Sie alle beweglichen Teile eines Projekts im Auge behalten, behalten Sie die Kontrolle über Zeit, Aufgaben, Risiken und Änderungen. Die visuelle Darstellung der Daten an einem Ort erleichtert die Transparenz und die Kommunikation mit den Teammitgliedern und sorgt für die Einhaltung von Zeitplänen und genehmigten Budgets.

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Projektmanagement Dashboard Vorlage herunterladen – Excel

  • Ressourcenaufteilung und Prioritätensetzung: Nutzen Sie Ihre ursprüngliche Ressourcenplanungsliste, um jedes Element zu bewerten und ihm eine Priorität zuzuweisen. Es liegt an Ihnen, die für Ihr Projekt und Ihr Unternehmen relevanten Hierarchien zu ermitteln. Dieser Priorisierungsprozess vergleicht die relative Dringlichkeit und Wichtigkeit der Anforderungen, um mit den begrenzten Projektressourcen zurechtzukommen. Eine sorgfältige Priorisierung stellt sicher, dass die kritischsten Anforderungen sofort umgesetzt werden, wenn sich Zeit oder Budget ändern.
  • Zuweisungsmatrix für Verantwortlichkeiten: Nachdem Sie die benötigten Ressourcen nach Prioritäten geordnet haben, legen Sie die Mitarbeiter fest, die für die Erfüllung der Aufgaben oder die Fertigstellung des gesamten Projekts verantwortlich sind. Verwenden Sie die Matrix, um die Rollen und Verantwortlichkeiten für den gesamten Umfang des Projekts zu klären. RAMs sind oft einfache RACI-Diagramme (responsible, accountable, consulted,“ und informed). Die Diagramme können durch Benennung der Person oder der Rolle erstellt werden. Erfahren Sie mehr in „Ein umfassender Projektmanagement Leitfaden für alles RACI.“
  • Ressourcenüberallokation: Überzuteilung bedeutet, dass ein Teammitglied die Aufgabe nicht im geplanten Zeitrahmen abschließen kann. Dies kann zu Überstundenkosten führen oder im schlimmsten Fall das Projekt zum Scheitern bringen. Die Ausgewogenheit der Ressourcen ist von entscheidender Bedeutung. Überwachen Sie daher die Arbeitsbelastung Ihres Teams während des gesamten Projektlebenszyklus und überprüfen Sie die Arbeitsbelastung regelmäßig, wenn nicht sogar täglich.

Ein Ressourcenhistogramm ist eine visuelle Darstellung des Projektteams. Wenn Sie den Status in diesem Format sehen, können Sie eine Überbelegung verhindern. Wenn Sie einen Bereich sehen, der Anlass zur Sorge gibt, ergreifen Sie Maßnahmen und verlagern Sie Aufgaben auf ein Teammitglied mit geringerer Arbeitsbelastung. Diese Vorlage kombiniert ein wöchentliches Kontrollblatt mit einem Histogramm für eine grafische Darstellung des Ressourcenmanagements und des Zuweisungsstatus. Passen Sie die Vorlage an Ihre speziellen Bedürfnisse in Bezug auf Personal, Material, Ausrüstung oder andere Ressourcen an. Geben Sie die Daten ein, und das Histogramm wird automatisch für die weitere Analyse erstellt.

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Ressourcenhistogramm-Vorlage herunterladen – Excel

  • Ressourcenabhängigkeit und Terminplanung: Ressourcenabhängigkeit bezieht sich auf eine ungesunde übermäßige Abhängigkeit von einem Team, um die Hauptarbeit zu erledigen – dies ist besonders negativ, wenn es sich um eine externe Ressource handelt. Ressourcenabhängigkeit kann zu Backups und Ressourcenknappheit führen. Sie können die Probleme abmildern, indem Sie die Aufgaben auf mehrere Ressourcen verteilen oder Notfallpläne für den Fall erstellen, dass Ressourcen nicht verfügbar sind. Da Teammitglieder wahrscheinlich an mehreren Projekten arbeiten, ist es wichtig, alle ihre Projekte zu berücksichtigen, um Ressourcen effektiv zu verwalten. Vorlagen für die Planung, die Ihnen einen Überblick über die Kapazität Ihres Teams geben, finden Sie unter „Kostenlose Arbeitsplanvorlagen für Word und Excel.“
  • Ressourcenabgleich oder Glättung: Die Nivellierung von Ressourcen, auch bekannt als Ressourcen Glättung, ist ein Teil des Jonglierakts der Ressourcenverwaltung. Es bedeutet, dass Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen für ein einzelnes Projekt oder mehrere Projekte kennen und verwalten. Sie können den geplanten Zeitrahmen für bestimmte Aufgaben verlängern, eine Über- oder Unterbelegung von Teammitgliedern vermeiden und ein Ausbrennen des Teams verhindern.
  • Auslastungsrate: Diese Zahl sagt Ihnen genau, wie viel Prozent der Zeitressourcen eines Teammitglieds auf der Grundlage Ihrer Zeitzuweisung verwendet werden. Das Ziel ist es, die volle Kapazität auszulasten, damit Sie keine Zeit (oder Geld) verschwenden. Um die Auslastungsrate zu berechnen, nehmen Sie die Anzahl der Stunden, die eine Ressource gearbeitet hat, im Verhältnis zur Gesamtzahl der Stunden, die ihr für die Arbeit zur Verfügung standen. Wenn ein Berater beispielsweise 80 von 100 verfügbaren Stunden arbeitet, hat er eine Auslastungsrate von 80%. Daher müssen die Stunden des Beraters möglicherweise angepasst werden, da er nicht zu 100% ausgelastet war.

Konzepte und Strategien des Ressourcenmanagements

Bei so vielen Elementen, die es zu berücksichtigen gilt, ist es hilfreich, über Techniken zu verfügen, um die Kontrolle über die Projekte zu behalten. Im Folgenden finden Sie einige hilfreiche Tools und Strategien, die Ihnen bei Ihrem Prozess helfen.

Fishbone-Diagramm: Wenn bei einem Projekt etwas schief läuft, sollten Sie die Ursache des Problems ermitteln, damit Sie daraus lernen und auf eine Lösung hinarbeiten können. Um die Ursache zu verstehen, können Sie das Fischgrätdiagramm (auch Ishikawa-Diagramm genannt) verwenden, das von Dr. Kaoru Ishikawa, einem japanischen Experten für Qualitätskontrolle, erfunden wurde.

Diese Übung hilft Teams, Lösungen zu vermeiden, die lediglich die Symptome eines viel größeren Problems behandeln. Sie kann eingesetzt werden, wenn Versuch und Irrtum zu zeitaufwendig sind, wenn das Problem sehr kompliziert ist, wenn Sie die Grundursachen verstehen wollen oder wenn es viele mögliche Ursachen für ein Problem gibt. Einer der Vorteile eines Fischgrätdiagramms ist das visuelle Layout, das es Ihnen erleichtert, Informationen zusammenzustellen und zu betrachten und die Beziehungen zwischen verschiedenen Elementen zu erkennen.

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Fishbone-Diagramm-Vorlage herunterladen – Excel

Komplexität, Flexibilität und Planung für das Unbekannte: Remley sagt, dass der Umgang mit Unbekannten die Norm im Ressourcenmanagement ist und dass Manager flexibel und in der Lage sein müssen, mit Komplexität umzugehen.

„Trotz aller Bemühungen des Teams für die Kundenbetreuung ist es zum Beispiel unmöglich, den Umfang aller Deliverables für einen sechs- oder 12-monatigen Auftrag zu bestimmen. Auch wenn ein Teil des Umfangs des Mandats ein Personalplan ist, können wir nicht sicher sein, dass es sich um die richtigen Ressourcen handelt, bis die Arbeit beginnt“, sagt sie. „Wir haben beschlossen, dass wir zu Beginn 50 % der Retainer-Rollen besetzen und weitere 25 % der Rollen hinzufügen, wenn die Arbeit zunimmt. Die letzten 25% des Budgets für den Personalplan sind immer für Mitarbeiter mit besonderen Fähigkeiten reserviert, die nur für die Dauer des Deliverables eingekauft werden.“

Risikomanagement: „Das Ressourcenmanagement birgt ein hohes Risiko, da es ein Problem ist, mit dem Agenturen täglich konfrontiert werden“, sagt Remley. „Ressourcen werden aus bestehenden Teams „ausgeliehen“, um an neuen Projekten, Projekten mit hoher Sichtbarkeit und neuen Geschäften zu arbeiten, und der Ressourcenmanager ist gezwungen, die Teams „umzubesetzen“. Es wird viel zwischen den Teams um dieselben Talente verhandelt, und der Ressourcenmanager steht im Mittelpunkt dieser Verhandlungen. Oftmals müssen auch die Leiter der Kundenbetreuung in diese Verhandlungen einbezogen werden, denn es kann sein, dass rollierende Liefertermine erforderlich sind, damit das Talent von Deliverables zu Deliverables wechseln kann.“

Veränderungsmanagement: Ein Projekt kann zu Veränderungen am Arbeitsplatz führen. Jeder Meilenstein muss auf positive und negative Auswirkungen auf das Projekt selbst und das gesamte Arbeitsumfeld geprüft werden. Messen und überwachen Sie die Auswirkungen und teilen Sie diese den Projektsponsoren und Teammitgliedern mit. Ressourcenmanager sind auch am organisatorischen Wandel beteiligt, da die Unternehmen weiterhin Prozesse und Systeme erneuern, die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter neu definieren und Technologien zur Steigerung der Effizienz einführen.

KPIs im Ressourcenmanagement: „Sobald das Ziel klar ist, können wir mit der Entwicklung von Prozessen zur Besprechung des Ziels beginnen“, sagt Zucker. „Bei der Entwicklung der Prozesse sollten wir uns fragen: „Wie schafft dieser Schritt oder Prozess einen Wert?“ Es ist wichtig zu fragen, ob die Messgrößen verwertbare Informationen liefern. Bieten diese Kennzahlen oder KPIs Anreize für Verhaltensweisen, die tatsächlich auf das strategische Ziel ausgerichtet sind?

Zucker sagt, dass Ressourcenmanagement-Organisationen oft Kennzahlen erstellen, die Anreize für das falsche Verhalten schaffen. „Führungskräfte setzen sich zum Beispiel das Ziel, dass die Ressourcen für das Jahr vollständig für die Projektarbeit eingesetzt werden“, sagt Zucker. „Die meisten Projekte dauern nur drei bis vier Monate, so dass die Ressourcenmanager den aktuellen Auftrag und den nächsten geplanten Auftrag kennen. Aber sie wissen nicht, an welchem Projekt die Mitarbeiter in acht oder neun Monaten arbeiten werden. Um den Anschein zu erwecken, dass sie mit den Zielen des Unternehmens konform gehen, weisen sie Mitarbeiter möglicherweise Phantomprojekten zu, nur um sicherzugehen, dass sie nicht entlassen oder versetzt werden.“

Remley ist besorgt über die Personalausstattung. „Die KPIs für das Ressourcenmanagement unterscheiden sich je nach Art des Auftrags. Bei großen Aufträgen geht es darum, die Auslastung des beauftragten Teams zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es den vereinbarten Umfang erfüllt“, sagt sie. Die Genauigkeit bei der Berichterstattung über die Auslastung kann ein KPI sein. Wenn das Team hingegen mehrere Einzelprojekte abwickelt, können sich die KPIs auf die Kontrolle der Kosten für abhängige Mitarbeiter konzentrieren. Bei einem effektiven Ressourcenmanagement geht es darum, die verschiedenen Arten von Teams zu kennen und diesen Teams bestimmte Fähigkeiten zuzuordnen. Bei der Beschaffung von externen Mitarbeitern geht es darum, die richtigen Talente zum richtigen Preis zu finden, damit die Agentur ihre Versprechen einhalten und die Gewinnspanne einhalten kann. Wenn ein externer Mitarbeiter 150 Dollar pro Stunde berechnet und Sie Ihrem Kunden nur diesen Betrag in Rechnung stellen können, arbeitet das Talent effektiv mit Null Gewinn, was nicht optimal ist.“

Softskills und Motivation der Mitarbeiter:Die meisten „Ressourcen“ sind Mitarbeiter, und Mitarbeiter sind letztendlich für den Erfolg eines Projekts verantwortlich. „Ressourcen- und Projektmanager müssen meisterhafte Verhandlungsführer sein, wenn sie zwischen mehreren Projektmanagementteams navigieren, die (natürlich) jeweils ihr Projekt als höchste Priorität betrachten“, sagt Remley. „Der Manager muss die (oft widersprüchlichen) Bedürfnisse der einzelnen Teams und Projekte unter einen Hut bringen und ein Diagramm für den Erfolg erstellen. Manchmal sieht Erfolg so aus, dass alle gleichermaßen genervt sind, weil ihre Projekte zurückgestellt werden können, um alles zu erreichen, was erledigt werden muss.“

Hunter stimmt dem zu. Sie sagt: „Ressourcenmanager müssen sowohl pragmatisch als auch einfühlsam sein. Der Druck kommt von allen Seiten und konkurrierende Prioritäten erfordern oft, dass der Ressourcenmanager das emotionale Durcheinander durchbricht, um die beste Entscheidung für die Arbeit, den Kunden und das Unternehmen zu treffen.“

Agile anwenden: Als Befürworterin von Agile ist Zucker der Meinung, dass die Methode ein hervorragendes Tool für das Ressourcenmanagement bei technischen und nicht-technischen Projekten ist, weil sie die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt. „Agile legt Wert auf die Bildung von funktionsübergreifenden, befähigten Teams. Die Teams werden zusammengehalten, damit sie leistungsfähig werden können“, sagt Zucker. „Die Arbeit wird nach Prioritäten geordnet und das Team arbeitet sich im Product Backlog nach unten, beginnend mit den wertvollsten Aufgaben. Bei diesem Modell ist das Team festgelegt. Die monatliche Ausführungsrate ist bekannt und konstant. Ressourcenplanung und -abschätzung sind im Agile-Projekt also sehr einfach. Es ist die Anzahl der Mitarbeiter mal ihre monatliche Rate. Das Team bleibt so lange ein widerstandsfähiges Team, wie es Arbeit zu erledigen gibt.“

Wie Sie Ihren eigenen Ressourcenmanagementplan erstellen

„Ich habe keine Tricks, nur jahrelange Erfahrung und den Wunsch, einen Plan zu entwickeln, der realistisch ist und den richtigen Personalmix bietet – sowohl in Bezug auf die Anzahl als auch auf die Fähigkeiten – um die Arbeit zu erledigen“, sagt Hunter. „Ressourcenmanagement und Projektmanagementpläne müssen etwas sein, mit dem alle Beteiligten leben können, daher ist es meiner Meinung nach entscheidend, sie mit den Verantwortlichen abzustimmen.“

Hunter hat herausgefunden, was für ihr PMO funktioniert. „Wir haben einen bewährten und wiederholbaren Prozess, der Smartsheet als unser primäres Tool für den täglichen Lastenausgleich beinhaltet. Smartsheet ermöglicht es den Teams, eine webbasierte Lösung zu nutzen, die einfach zu bedienen ist und jeden über seine Arbeitsbelastung auf dem Laufenden hält. Wir verwenden Tools wie Smartsheet, um die geplante Arbeit (Zuteilungen) mit dem prognostizierten Aufwand zu vergleichen, um sicherzustellen, dass die Teams richtig geplant sind.“

Für Remley geht es vor allem um die Mitarbeiter. „Die wichtigsten Grundsätze bei der Erstellung eines Ressourcen- oder Talentplans bestehen darin, alle Elemente des Programmplans durchzuarbeiten und sicherzustellen, dass Sie über das richtige Team verfügen, um diesen Plan zu erfüllen. Brauchen Sie zusätzliche Mitarbeiter? Schlüsselqualifikationen, die im Unternehmen nicht vorhanden sind? Wäre es ratsam, einen Teil des Projekts auszulagern? Sie müssen alle Deliverables ]kennen, um sicherzustellen, dass Sie über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Wenn die Marketingkampagne eine zeitlich begrenzte Website hat, braucht sie dann eine UX? Handelt es sich bei Ihrem Hauptinhalt um ein Video und wer kann die Storyboards erstellen, die Sie benötigen, um dem Kunden das Konzept zu verkaufen? Das ist es, was effektives Ressourcenmanagement ausmacht: Alle Elemente durchdenken und sie mit den Fähigkeiten des internen Teams abgleichen.“ Zu den Tools sagt sie: „Wir verwenden eine Kombination aus MS Project für die Projektpläne, 10.000Ft, um die Auslastung zu erfassen, und Power Bi, um die Kosten für die Projekte zu verfolgen.“

Ressourcenmanagement-Systeme für Effizienz und Sichtbarkeit

Es gibt viele verschiedene Arten von Tools und Systemen, die Einzelpersonen und Teams bei den vielfältigen Aspekten des Ressourcenmanagements von der Konzeption bis zur Fertigstellung unterstützen. Sie können Ihren eigenen Plan mit Excel erstellen oder unter den Hunderten von Programmen wählen, die es gibt, von kostenlosen Online-Lösungen bis hin zu komplexen Unternehmensprodukten. Diese Systeme sind darauf ausgelegt, die Entwicklung langfristiger Projekte zu verfolgen, indem sie Managern und anderen Teammitgliedern einen einzigen Zugangspunkt für alle relevanten Informationen bieten.

Die beste Software umfasst alle wichtigen Funktionen wie Planung, Budgetierung, Rechnungsstellung, Bestandsverwaltung, Zuweisung von Personal, Aufgabenverwaltung (einschließlich der Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben bis zur Fertigstellung) und Dateifreigabe. Das Hauptziel besteht darin, die Effizienz des Unternehmens zu steigern, indem jedem Teammitglied von Anfang an eine bessere Projekttransparenz geboten wird.

Verbessern Sie Ihr Ressourcenmanagement mit Smartsheet

10,000ft von Smartsheet ist eine leistungsstarke Software für Ressourcenmanagement, die Ihnen hilft, bei Projekten das „wer macht was wann“ effektiv zu verwalten. Mit 10,000ft können Sie einfacher das beste Team für ein Projekt zusammenstellen, Projektzeitpläne und -budgets einhalten und selbstsicher Unternehmensbedürfnisse voraussagen. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Schauen Sie sich in der kostenlosen Demo an, wie 10,000ft eingesetzt wird.

Ressourcenmanagement 101| Smartsheet (2024)
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